Strategischer Einkauf, englisch Strategic Sourcing, ist ein strukturiertes Vorgehen, mit dem ein Unternehmen entscheidet, wo, bei wem und zu welchen Bedingungen es einkauft. Maßstab sind Gesamtkosten, Risiko und langfristiger Nutzen, nicht der Preis der nächsten Bestellung. Er beginnt mit einer Analyse der Ausgaben, segmentiert Warengruppen und Lieferanten und endet mit Verträgen und Lieferantenbewertungen, die an den Unternehmenszielen gemessen werden.
In einem Produktionswerk sind zugekaufte Materialien und Teile meist der größte Kostenblock, und ein einziger Lieferant, der nicht mehr liefert, kann eine Linie stoppen. Deshalb ist das Management des strategischen Einkaufs aus der Einkaufsabteilung auf die Agenda der Leitung von Operations und Supply Chain gerückt. Dieser Leitfaden erklärt den Unterschied zum operativen Einkauf, die sieben Schritte des Prozesses, Warengruppenmanagement und Lieferantensegmentierung, Total Cost of Ownership, Risiko und Dual Sourcing, die wichtigsten KPIs und wann ein Interim Manager für den Einkauf hilft.
- Der strategische Einkauf entscheidet, mit welchen Lieferanten Sie arbeiten und warum. Der operative Einkauf platziert die Bestellungen.
- Ausgabenanalyse und Lieferantenbewertung sind genauso wichtig wie die Verhandlung in der Mitte des Prozesses.
- Vergleichen Sie Angebote nach Total Cost of Ownership, nicht nach dem Stückpreis: Fracht, Qualität, Bestände und die Kosten eines Wechsels.
- Planen Sie für kritische Teile eine zweite freigegebene Bezugsquelle, bevor Sie sie brauchen.
Was ist strategischer Einkauf?
Der strategische Einkauf ist der Teil der Beschaffung, der für jede Warengruppe die Versorgungsstrategie festlegt. Er beantwortet Fragen wie: Wie viele Lieferanten brauchen wir für dieses Teil, in welcher Region, mit welcher Vertragslaufzeit, und was kostet es uns tatsächlich über die gesamte Projektlaufzeit? Die Antworten stützen sich auf Daten zu Ausgaben, Beschaffungsmarkt und Lieferantenleistung.
Strategischer Einkauf ist ein wiederholbarer Prozess. Sie analysieren die Ausgaben, wählen Warengruppe für Warengruppe Lieferanten und Vertragsbedingungen aus und steuern diese Lieferanten auch nach der Vertragsunterzeichnung. Ziel ist das beste Gleichgewicht aus Gesamtkosten, Risiko und Nutzen für das Unternehmen.
Das Management des strategischen Einkaufs ergänzt den Prozess um die Organisation: wer für welche Warengruppe verantwortlich ist, wie Entscheidungen freigegeben werden und wie die Ergebnisse an das Werk und an die Finanzabteilung berichtet werden. Ohne diese klare Zuständigkeit liefert ein gutes Sourcing-Projekt einmalig einen guten Vertrag, und die Einsparungen verschwinden innerhalb eines Jahres.
Worin unterscheiden sich strategischer und operativer Einkauf?
Der operative Einkauf, auch taktischer Einkauf genannt, macht aus dem Bedarf Bestellungen und sorgt dafür, dass das Material rechtzeitig ankommt. Der strategische Einkauf legt den Rahmen fest, in dem diese Bestellungen laufen. Beides ist nötig. Probleme entstehen, wenn ein Team so sehr mit Bestellungen und Terminverfolgung beschäftigt ist, dass niemand für die Strategie verantwortlich ist.
| Kriterium | Operativer Einkauf | Strategischer Einkauf |
|---|---|---|
| Zeithorizont | Tage bis Wochen | Ein bis fünf Jahre |
| Kernfrage | Wie kommt diese Bestellung pünktlich an? | Mit welchen Lieferanten arbeiten wir, und zu welchen Bedingungen? |
| Fokus | Stückpreis, Liefertermin | Total Cost of Ownership, Risiko, Leistungsfähigkeit |
| Lieferantenbeziehung | Transaktion für Transaktion | Segmentiert: Partnerschaft, Wettbewerb oder Vereinfachung |
| Datengrundlage | Bestellungen, Lieferpläne | Ausgabenanalyse, Marktdaten, Lieferantenbewertungen |
| Typische KPIs | Liefertreue, Durchlaufzeit der Bestellung | Realisierte Einsparungen, Lieferantenrisiko, Qualität, Verfügbarkeit einer zweiten Quelle |
Strategische Beschaffung wird oft als Oberbegriff verwendet, der neben dem strategischen Einkauf auch das Lieferantenbeziehungsmanagement und die Einkaufsrichtlinien umfasst. In der Praxis überschneiden sich die Begriffe. Entscheidend ist, dass in Ihrem Unternehmen jemand für die Entscheidungen in der rechten Spalte verantwortlich ist.
Welche Schritte hat der Prozess im strategischen Einkauf?
Die meisten Unternehmen arbeiten mit einem Modell in sieben Schritten, das zuerst die Unternehmensberatung A.T. Kearney beschrieben hat. Verstehen Sie es als Struktur, nicht als Drehbuch: Eine Warengruppe mit geringem Wert braucht vielleicht zwei Wochen, ein kritisches Gussteil oder elektronisches Bauteil mehrere Monate.
- Ausgaben analysieren und ein Warengruppenprofil erstellenKlassifizieren Sie, was Sie kaufen, bei wem und in welchen Werken. Finden Sie heraus, wo die Ausgaben zersplittert sind, wo dasselbe Teil unterschiedliche Preise hat und von welchen Lieferanten Sie abhängig sind.
- Den Beschaffungsmarkt untersuchenErmitteln Sie, welche Lieferanten Sie beliefern könnten, wie groß ihre Kapazität ist, welche Kostentreiber wie Rohstoffe und Energie wirken und welche Risiken es in der Region gibt.
- Die Beschaffungsstrategie festlegenWählen Sie den Ansatz für die Warengruppe: Volumen bündeln, eine Ausschreibung im Wettbewerb durchführen, ein Should-Cost-Modell aufbauen, einen Partner entwickeln oder eine zweite Quelle qualifizieren.
- Lieferanten mit RFI, RFQ oder RFP ansprechenSenden Sie eine klare Anfrage mit Spezifikationen, Mengen und den vorab gewichteten Kriterien, nach denen Sie die Antworten bewerten.
- Bewerten, verhandeln und vergebenBewerten Sie die Angebote nach Total Cost of Ownership, Qualität, Kapazität und Risiko. Verhandeln Sie Preis, Zahlungsbedingungen, Servicelevel und Ausstiegsklauseln.
- Den Vertrag umsetzenPlanen Sie den Übergang: Teilefreigabe, etwa PPAP in der Automobilindustrie, Sicherheitsbestand während des Wechsels und eine klare Kommunikation an die Werke.
- Die Lieferantenleistung überprüfenBewerten Sie den Lieferanten laufend mit einer Scorecard, führen Sie regelmäßige Business Reviews durch und legen Sie fest, wann die Warengruppe neu ausgeschrieben wird.
Der erste und der letzte Schritt sind am wichtigsten. Eine schwache Ausgabenanalyse führt zur falschen Strategie, und eine schwache Lieferantenbewertung lässt den Wert eines guten Vertrags versickern. Viele Unternehmen stecken ihre Energie in Ausschreibungen und Verhandlungen und investieren zu wenig in Diagnose und Nachverfolgung.
Wie hängen Warengruppenmanagement und Lieferantensegmentierung zusammen?
Das Warengruppenmanagement, auch Category Management genannt, gliedert das Einkaufsvolumen in Warengruppen wie Gussteile, Kunststoffteile, Elektronik, Verpackung, Logistik oder indirekte Dienstleistungen und gibt jeder Gruppe einen Verantwortlichen mit einem mehrjährigen Plan. Der strategische Einkauf ist das Werkzeug, mit dem dieser Verantwortliche den Plan umsetzt. Direkte Ausgaben, also Materialien, die in das Produkt eingehen, bekommen in der Produktion meist die meiste Aufmerksamkeit. Bei indirekten Ausgaben wie Instandhaltung, IT und Dienstleistungen sind die Lieferanten aber oft stärker zersplittert, und Einsparungen sind leichter zu erzielen.
Um zu entscheiden, wie jede Warengruppe zu behandeln ist, nutzen die meisten Einkaufsteams die Kraljic-Matrix. Sie ordnet Warengruppen nach ihrem Einfluss auf das Ergebnis und nach dem Versorgungsrisiko ein und unterscheidet vier Typen:
Wie Sie die Segmentierung aufbauen und was in jedem Quadranten zu tun ist, erklären wir in unserem Artikel zur Lieferantenklassifizierung. Peter Kraljic hat die Matrix 1983 erstmals in der Harvard Business Review beschrieben.
Warum sollten Sie Lieferanten nach Total Cost of Ownership vergleichen?
Total Cost of Ownership, kurz TCO, umfasst alles, was ein Teil oder eine Dienstleistung Sie über die gesamte Lebensdauer kostet, nicht nur den Preis auf der Rechnung. Ein Lieferant mit niedrigerem Stückpreis kann die teurere Wahl sein, sobald Fracht, Zölle, Bestände, Qualitätsprobleme und die Kosten des Wechsels eingerechnet sind.
| Kostenelement | Was es umfasst |
|---|---|
| Einkaufspreis | Stückpreis, Werkzeuge, Preisgleitklauseln für Rohstoffe und Energie |
| Logistik | Fracht, Zölle, Verpackung, Entfernung und Transportzeit |
| Bestände | Sicherheitsbestand bei langen oder unzuverlässigen Lieferzeiten, Lagerfläche, gebundenes Kapital |
| Qualität | Wareneingangsprüfung, Ausschuss, Nacharbeit, Sortierung, Reklamationen und die Kosten eines Linienstillstands |
| Wechsel | Teilefreigabe, Probeläufe, Doppelbelieferung während des Übergangs, Engineering-Aufwand |
| Steuerung | Lieferantenbesuche, Audits, Entwicklungsarbeit, Verwaltung von Bestellungen und Rechnungen |
| Produktauslauf | Ausstiegsklauseln, Eigentum an Werkzeugen, Ersatzteile nach dem Serienende |
Eine sinnvolle Ergänzung zur TCO ist ein Should-Cost-Modell. Es rechnet zusammen, was ein Teil kosten sollte: Material, Maschinenstunden, Lohn, Gemeinkosten und Marge.
So hat der Einkäufer Fakten für die Verhandlung. Außerdem zeigt das Modell, wie Value Engineering, also eine Änderung der Spezifikation, die Kosten des Teils selbst senken kann.
Beim strategischen Einkauf geht es nicht mehr darum, den niedrigsten Preis zu sichern, sondern darum, die stärkste Position für die Zukunft aufzubauen. Unternehmen, die ihn beherrschen, gewinnen Resilienz, Agilität und einen Wettbewerbsvorteil, der weit über den Einkauf hinausreicht.
Wie steuern Sie Lieferantenrisiken und Dual Sourcing?
Die letzten Jahre haben gezeigt, wie schnell eine einzige Bezugsquelle ausfallen kann: ein Brand beim Lieferanten, ein Chipmangel, eine wochenlang geschlossene Grenze oder ein Lieferant in finanziellen Schwierigkeiten. Der strategische Einkauf bezieht das Risiko in die Entscheidung ein, statt erst zu reagieren, wenn die Linie steht.
| Option | Vorteile | Risiken | Passt, wenn |
|---|---|---|---|
| Single Sourcing | Bester Preis durch Volumen, einfache Abstimmung, enge Zusammenarbeit in der Entwicklung | Ein Ausfall stoppt Ihre Versorgung | Artikel mit geringem Risiko oder ein strategischer Partner mit erprobtem Notfallplan |
| Dual Sourcing | Absicherung, wenn ein Lieferant ausfällt, der Wettbewerb bleibt erhalten | Höhere Kosten für Werkzeuge und Freigaben, kleinere Mengen je Lieferant | Kritische Teile mit langen Freigabezeiten |
| Multiple Sourcing | Flexibilität und starker Preiswettbewerb | Mehr Verwaltung, größere Qualitätsschwankungen | Standardartikel, die leicht austauschbar sind |
In der Automobilindustrie und anderen regulierten Branchen kann die Freigabe eines neuen Lieferanten für ein Teil Monate dauern: Muster, Probeläufe, PPAP und die Freigabe durch den Endkunden. Wenn Sie erst damit beginnen, wenn der erste Lieferant ausfällt, ist es zu spät. Legen Sie fest, für welche Teile Sie eine freigegebene zweite Quelle brauchen, und starten Sie die Freigabe, solange die Versorgung noch stabil ist.
Bewerten Sie Lieferanten nach finanzieller Stabilität, geografischer Konzentration, Kapazität, Qualitätshistorie und der Abhängigkeit von ihren eigenen Lieferanten, und wiederholen Sie die Prüfung regelmäßig, nicht nur während einer Ausschreibung. Nachhaltigkeitsvorgaben verlängern die Liste: Die EU-Berichtspflichten nach der CSRD und die EU-Lieferkettenrichtlinie, bekannt als CSDDD, verlangen von Unternehmen, mehr über ihre Lieferanten zu wissen. Klären Sie mit Ihrer Rechts- und Compliance-Abteilung, was für Ihr Unternehmen gilt. Wenn die Qualität eines Lieferanten die Schwachstelle ist, lesen Sie unseren Leitfaden zum Lieferantenqualitätsmanagement.
Leitfaden Interim Management für Produktionsunternehmen
Wie Sie einen Interim Manager briefen, auswählen und einarbeiten, auch für Positionen in Einkauf und Supply Chain.
- Wann sich ein Interim Manager lohnt
- Wie Sie ein Mandat formulieren
- Die ersten 30 Tage, Woche für Woche
Mit welchen KPIs messen Sie den strategischen Einkauf?
Messen Sie, was das Unternehmen spürt, nicht nur, was die Einkäufer getan haben. Eine Einsparung, die nie in der Gewinn- und Verlustrechnung ankommt, zählt nicht.
| KPI | Was er zeigt | Wie Sie ihn berechnen |
|---|---|---|
| Realisierte Einsparungen | Wert, der in der GuV angekommen ist | Alter Preis minus neuer Preis, multipliziert mit der tatsächlich gekauften Menge, abgestimmt mit der Finanzabteilung |
| Spend under Management | Wie viel des Einkaufsvolumens einen Verantwortlichen und eine Strategie hat | Ausgaben in gesteuerten Warengruppen geteilt durch die Gesamtausgaben |
| Liefertreue der Lieferanten | Zuverlässigkeit der Versorgung | Pünktliche und vollständige Lieferungen geteilt durch alle Lieferungen |
| Lieferantenqualität | Qualität des angelieferten Materials | Fehlerhafte Teile pro Million, kurz ppm, oder Anzahl der Reklamationen je Lieferant |
| Single-Source-Anteil | Versorgungsrisiko | Anteil der kritischen Teile mit nur einem freigegebenen Lieferanten |
| Durchlaufzeit im Sourcing | Geschwindigkeit des Prozesses | Tage vom Start eines Sourcing-Projekts bis zum unterschriebenen Vertrag |
| Vertragstreue | Ob die Werke über die Verträge einkaufen | Ausgaben bei Vertragslieferanten geteilt durch die Ausgaben in der Warengruppe |
Besprechen Sie die KPIs mit jedem strategischen Lieferanten in einem Business Review, bei den wichtigsten vierteljährlich. Bestands- und Liefer-KPIs verbinden den Einkauf mit dem Werk. Ein Weg, sie mit einem Lieferanten zu teilen, ist Vendor Managed Inventory, bei dem der Lieferant die Bestände beim Kunden steuert.
Wählen Sie die drei Warengruppen mit den höchsten Ausgaben oder dem höchsten Risiko. Gehen Sie für sie zuerst die sieben Schritte durch, mit einem Verantwortlichen pro Warengruppe und einem monatlichen Review mit dem Leiter Operations. Ergebnisse in wenigen Warengruppen überzeugen das Unternehmen schneller als ein Strategiepapier für alle.
Wann hilft ein Interim Manager für Einkauf oder Supply Chain?
Der strategische Einkauf braucht Menschen, die ihn schon einmal geführt haben, und das Einkaufsteam eines Werks ist oft mit den täglichen Bestellungen voll ausgelastet. Ein Interim Manager für Einkauf oder Supply Chain bringt diese Erfahrung für einen befristeten Einsatz mit. Typische Situationen:
- Der Einkaufsleiter ist gegangen, und die Position kann nicht unbesetzt bleiben, während Sie einen festen Nachfolger suchen.
- Eine Lieferantenkrise: Ein wichtiger Lieferant fällt aus, Lieferungen sind gefährdet, und Sie brauchen schnell eine zweite Quelle.
- Ein Sourcing-Programm: Lieferanten über mehrere Werke konsolidieren, Warengruppenmanagement einführen oder die Beschaffung in die Region verlagern.
- Ein neues Werk oder ein Produktanlauf braucht eine Lieferantenbasis, die rechtzeitig aufgebaut, freigegeben und lieferfähig ist.
- Nach einer Übernahme müssen zwei Lieferantenbasen und zwei Vertragswerke zu einem zusammengeführt werden.
Wählen Sie die Person nach vergleichbarer Erfahrung aus: dieselbe Art von Warengruppen, eine ähnliche Branche und Ergebnisse, die sie mit Zahlen belegen kann. Unser Leitfaden Interim Manager finden listet die Fragen auf, die Sie stellen sollten, und der Artikel zum Tagessatz eines Interim Managers hilft Ihnen, das Budget festzulegen.
Wie GQ Interim beim strategischen Einkauf unterstützt
Seit 2011 haben wir mehr als 1.550 Projekte in Produktions- und Industrieunternehmen in Mittel- und Osteuropa abgeschlossen, für Kunden wie Stellantis, Porsche, Siemens, Valeo und Magna. Unsere Datenbank umfasst 7.500+ geprüfte Experten, darunter Einkaufsleiter, Warengruppenmanager, Lieferantenqualitätsingenieure und Supply-Chain-Manager. Für die Shortlist wählen wir Personen aus, die dieselbe Aufgabe schon erledigt haben, und prüfen ihre Referenzen aus früheren Einsätzen. Wir sind nach ISO 9001 und TISAX zertifiziert.
Fazit
Der strategische Einkauf macht aus dem Platzieren von Bestellungen das Management einer Lieferantenbasis. Beginnen Sie mit den Ausgabendaten, segmentieren Sie Ihre Warengruppen, vergleichen Sie Lieferanten nach Total Cost of Ownership, sichern Sie eine zweite Quelle dort, wo ein Ausfall die Linie stoppen würde, und messen Sie die Ergebnisse gemeinsam mit der Finanzabteilung. Geben Sie jeder wichtigen Warengruppe einen Verantwortlichen, dann halten Einsparungen und Versorgungssicherheit über den ersten Vertrag hinaus.
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Häufige Fragen
Was ist strategischer Einkauf?
Strategischer Einkauf ist ein strukturierter Prozess. Ein Unternehmen analysiert, was es kauft, wählt Warengruppe für Warengruppe Lieferanten und Vertragsbedingungen aus und steuert diese Lieferanten auch nach der Vertragsunterzeichnung. Grundlage der Entscheidungen sind Total Cost of Ownership, Risiko und langfristiger Nutzen, nicht nur der Stückpreis.
Was ist der Unterschied zwischen strategischem Einkauf und Beschaffung?
Beschaffung ist der gesamte Bereich des Einkaufens, von der Bestellung bis zur Zahlung. Der strategische Einkauf ist der Teil davon, der die Versorgungsstrategie festlegt: welche Lieferanten, wie viele, in welcher Region und zu welchen Bedingungen. Der operative Einkauf platziert dann die Bestellungen in diesem Rahmen.
Was sind die 7 Schritte des strategischen Einkaufs?
Ausgaben analysieren und ein Warengruppenprofil erstellen, den Beschaffungsmarkt untersuchen, die Beschaffungsstrategie festlegen, Lieferanten mit RFI, RFQ oder RFP ansprechen, bewerten, verhandeln und vergeben, den Vertrag umsetzen und die Lieferantenleistung überprüfen. Das Modell geht auf die Unternehmensberatung A.T. Kearney zurück.
Was bedeutet Management des strategischen Einkaufs?
Das Management des strategischen Einkaufs ist die Organisation rund um den Sourcing-Prozess: ein Verantwortlicher für jede wichtige Warengruppe, ein mehrjähriger Plan je Warengruppe, klare Freigaberegeln, Lieferantenbewertungen und KPIs, die an Operations und Finanzen berichtet werden. So verpuffen die Ergebnisse von Sourcing-Projekten nicht.
Wie hängt das Warengruppenmanagement mit dem strategischen Einkauf zusammen?
Das Warengruppenmanagement gliedert die Ausgaben in Warengruppen und gibt jeder einen Verantwortlichen und einen mehrjährigen Plan. Der strategische Einkauf ist der Weg, auf dem der Verantwortliche diesen Plan umsetzt: Ausschreibungen, Verhandlungen, Lieferantenauswahl und Verträge. Werkzeuge wie die Kraljic-Matrix bestimmen, wie jede Warengruppe behandelt wird.
Was bedeutet Total Cost of Ownership im Einkauf?
Total Cost of Ownership sind die vollständigen Kosten eines Teils oder einer Dienstleistung über die gesamte Lebensdauer: Preis, Werkzeuge, Fracht und Zölle, Bestände, Qualitätskosten, die Kosten eines Lieferantenwechsels, Lieferantensteuerung und Kosten beim Produktauslauf. Wer Lieferanten danach vergleicht, vermeidet günstige Angebote, die sich als teuer erweisen.
Sollten Sie auf Single oder Dual Sourcing setzen?
Single Sourcing bringt bessere Preise und eine einfachere Abstimmung, stoppt aber Ihre Versorgung, wenn der Lieferant ausfällt. Dual Sourcing kostet mehr für Werkzeuge und Freigaben, schützt aber kritische Teile. Setzen Sie eine freigegebene zweite Quelle für Teile ein, bei denen ein Ausfall die Produktion stoppen würde und die Freigabe Monate dauert.
Mit welchen KPIs misst man den strategischen Einkauf?
Realisierte Einsparungen, abgestimmt mit der Finanzabteilung, Spend under Management, Liefertreue der Lieferanten, Lieferantenqualität in fehlerhaften Teilen pro Million, der Anteil kritischer Teile mit nur einer Bezugsquelle, die Durchlaufzeit im Sourcing und die Vertragstreue.
Wann sollten Sie einen Interim Manager für den Einkauf beauftragen?
Wenn der Einkaufsleiter geht, ein wichtiger Lieferant ausfällt, ein Sourcing- oder Konsolidierungsprogramm eine Leitung braucht, ein neues Werk eine Lieferantenbasis benötigt oder nach einer Übernahme zwei Lieferantenbasen zusammengeführt werden müssen. GQ Interim bringt innerhalb von 72 Stunden einen erfahrenen Experten zu Ihnen vor Ort.
