Es zentralisiert Ihre Organisationsdaten und -informationen und bietet eine zuverlässige Methode zur Dokumentation von Verfahren. Was sind die Vorteile?
Bessere Kontrolle der Prozesse
Wenn Sie Ihre Daten in einem zentralen System haben, haben Sie mehr Kontrolle über alle Ihre Prozesse, egal in welchem Betriebsbereich sie angesiedelt sind. Manchmal haben Sie unterschiedliche Dokumenttypen, was zu Handhabungsproblemen führen kann. Beispielsweise haben Sie unterschiedliche Arbeitsabläufe für eine Stellenbeschreibung und für Lieferantenspezifikationen. Das Dokumentenkontrollsystem sorgt dafür, dass alles leicht zugänglich und an einem Ort ist.
Auch die Anpassung der Informationen rund um ein Dokument, wie z. B. Abteilung, Prioritätsstufe oder ISO-Elemente, ist hilfreich. Auf diese Weise können Sie alle Informationen an einem zentralen Ort aufbewahren, aber nach Bedarf suchen, filtern und Schlüsselwörter ändern, um Dokumente leicht zu finden.
Ein Dokumentenkontrollsystem ist auch in Verbindung mit Ihrem Schulungssystem nützlich. Dies bietet Ihnen die volle Kontrolle über die Mitarbeiterschulung bei der Erstellung oder Aktualisierung von Dokumenten. In Verbindung mit einem Schulungssystem definiert die Dokumentenkontrolle einfach, wer geschult werden muss, und aktualisiert Datensätze automatisch.
Schnellere und effizientere Zusammenarbeit
Alles an einem Ort zu haben, ist eine Chance für eine bessere interne und externe Kommunikation. Wenn Sie alle Ihre Dokumente mit einem zentralen System verknüpfen, das automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen bietet, können Sie eine bessere Zusammenarbeit erreichen. Ein wichtiger Faktor für eine schnelle und effiziente Zusammenarbeit ist die Gewährleistung, dass jeder Zugriff auf die genauesten und aktuellsten Versionen der Dokumente hat.
Ein weiteres Problem bei der Zusammenarbeit, insbesondere bei der Kommunikation mit Lieferanten oder Kunden, besteht darin, notwendige Informationen ohne Beeinträchtigung der Sicherheit weitergeben zu können. Durch die Verwendung eines direkten Kommunikationssystems wird das Risiko eliminiert, dass Informationen über Kanäle wie E-Mail verloren gehen oder abgefangen werden. Diese Art von System kann bestimmte Informationen basierend auf festgelegten Regeln filtern oder sperren, sodass bestimmte Parteien oder Benutzer nur auf das zugreifen können, was sie benötigen und sehen können, und keine anderen vertraulichen Dokumente oder Informationen.
Verbesserte Sichtbarkeit und Plattformen für Verbesserungen
Wenn Informationen auf aussagekräftige Weise präsentiert werden, können sie zur Entscheidungsfindung und zum Beginn von Verbesserungen verwendet werden. Das Ausführen einer Vielzahl von Berichten gibt Einblick in verschiedene Stärken und Schwächen in der gesamten Organisation und hebt Chancen hervor, die genutzt werden müssen, sowie Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Die Ergebnisse sind wichtig für die Entscheidungsfindung. Wenn Sie Entscheidungen auf genauen Daten basieren, können Sie sicher sein, dass die daraus resultierenden Maßnahmen Ihre Abläufe verbessern werden.
Wenn Sie Ihre Prozesse ändern, um diese Verbesserungsmaßnahmen zu unterstützen, müssen Sie neue Dokumente erstellen oder die alten aktualisieren. Ein zentrales Dokumentenkontrollsystem unterstützt Änderungsanforderungen und Revisionskontrolle. Es gibt eine Möglichkeit für den Revisions-, Überprüfungs- und Genehmigungsprozess der neuen Version eines Dokuments, sodass es automatisch den Platz des alten Dokuments einnimmt.
Die Funktionen tragen zur Verbesserung bei, indem sie Änderungen schnell durchführen. Wenn der Workflow automatisch ist, können Sie sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter auf die aktuellsten Versionen von Dokumenten zugreifen. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Implementierung einer Änderung erheblich. Falls zusätzliche Schulungen zu den neuen Versionen erforderlich sind, benachrichtigt das System automatisch alle, die diese benötigen.
Autor: Jana Loskotova
